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    工作研究

    别让办公软件中的使用误区 成为博物馆信息化的绊脚石

    发布时间:2019-04-09王 磊

    在博物馆信息化建设蓬勃发展的今天,信息化手段正广泛渗透到博物馆的各项职能中。当前应用最多的通用办公软件主要有微软出品的Office系列软件以及金山软件出品的WPS Office系列软件。笔者以首都博物馆可移动文物普查以及日常工作为例,总结一些通用办公软件中容易忽略的操作误区和技巧,谈谈如何通过规范办公软件的应用来助力信息化工作。


    电子表格软件

    Microsoft Excel是最常用的数据表格软件,在日常的工作中很多数据和信息都会使用这个软件来分类汇总、计算以及报送,下面分别从表格使用者和表格设计者的角度谈谈使用中的注意事项。

    表格使用者层面

    1.规范的原始数据

    基层业务人员所录入的数据,基本都应该是原始数据了,数据录入的标准要规范。例如,在有些数据表格中,工作人员为了美观,将两个字的姓名中间添加了空格,这种做法不推荐,一方面数据失去了唯一性,无法被统一关联或检索,另一方面还会在今后的数据对接工作中造成难以被发现的数据遗漏问题。

    此类问题还包括数据中符号使用的不规范,以首都博物馆在可移动文物普查数据采集中文物分类号的录入来说,如某件三级品分类号是“2.1”,参考品分类号是“(2)1”,前面的“2.”或“(2)”表示藏品的分类,后面的数字表示该件藏品在此分类中的顺序号。以上的数据均要求为英文半角和阿拉伯数字的组合,普查中我们发现很多这样的错误,比如英文的“.”录成了中文的“。”,又或者半角的“( )”录成了全角的“()”,以及后面的阿拉伯数字“2.1”录成了“2.001”,类似的问题普遍性很强,导致最后汇总数据时错误频出。

    2.不当的拖动复制操作

    在Excel的使用中,有些朋友习惯单元格的拖动复制操作,这样做很方便,但有时候为了复制,结果把数据拖拽成了序列,还以文物普查的数据表填报为例,在“公历纪年”的填报中经常发现拖拽“年代”来进行复制,结果出现“公元21世纪”“公元22世纪”“公元23世纪”等错误,要想避免这样的错误只要选择需要复制填充的区域,然后点击“填充”按钮,点击“向下填充”即可。

    3.不破坏单元格格式

    单元格有预先的格式设定,比如:常规、数值、货币、日期、文本等。为了尽可能不影响这些设定,在粘贴数据时要善于使用“选择性粘贴”。

    仍以文物普查的数据表填报为例,藏品编号列初始设定是文本格式,错误的粘贴会破坏初始格式,比如分类号为“4.1610”的单元格被粘贴成数字格式变成了“4.161”,再比如4.1600看似正常,但其实是格式错误导致“4.16”被识别成保留小数点后四位的数字格式。经分析,此类错误通常是由于粘贴数据时忘记使用“选择性粘贴”而将错误的单元格格式也一同粘到表格中所致。

    表格设计者层面

    从表格设计者的角度来说,要求应更严格一些,不但要考虑到数据格式的设置,同时还要考虑使用者工作效率及避免误操作等因素,尽量利用数据有效性验证和数据保护来提高表格的可用性。

    1.设置恰当的单元格格式

    电子表格的设计者应根据不同数据为单元格选择适当的格式。并且针对“常规”“数值”“货币”“日期”“文本”等格式再做更详尽的设定,例如“数值”型,就要考虑是否包含负数,是整数又或者是要保留多少位小数等因素。

    忽略这个细节会造成很多问题,比如在一个表格中简单地要求使用者填报日期,而未设定单元格格式为日期型,通常反馈的信息五花八门,如:2019.02、2019.2、2019年2月、2019-02等,首先是这样不规范的数据很难被整理利用,其次,如果这样的数据被使用者随意粘贴,那么2019.02和2019.2将有可能被识别为数值格式的两个不同的数字。为了避免后期的麻烦,最好在前期就控制好单元格的格式。

    2.数据有效性验证

    设置好单元格格式后,为避免使用者不规范输入,需要考虑加入数据有效性验证,这样该单元格只能输入规定的内容,如果输入了不规范的内容会提示或者报错,这种机制可以有效限制使用者随意录入的现象。在全国可移动文物普查工作中使用的“文物信息采集表”就大量运用了数据有效性验证来避免误操作。

    在其他工作(如:推优考核民主测评票选采集工作)中也可以加入此类机制。方法是在“数据”标签下的“数据工具”中点击“数据验证”(有些版本叫“数据有效性”),然后在“设置”选项卡下选择相应的验证条件,比如我们可以在“允许”中选择“序列”,然后在“来源”中输入“优秀、良好、合格、基本合格、不合格”,这样就不会出现不规范的数据了。

    我们还可以根据实际情况勾选“提供下拉箭头”选项,这对于辅助使用者录入某些不方便录入的符号尤为有效,比如在“考勤电子表格”的填写中,出勤情况都是用符号来表示,可以在“来源”中输入这些符号,如“√、▲、■、◆、○、☆”并选择“提供下拉箭头”就可以省去使用者录入的烦恼,提高了效率。

    同样,还可以在“允许”选项中进行更多的设置,如:“整数”“小数”“文本长度”等,灵活运用数据有效性验证可以全面便捷提高数据品质。

    3.配合使用保护与隐藏

    为提高电子表格的可用性,表格的设计者除了要利用数据有效性验证,还需要结合相应的保护和隐藏功能对电子表格的可操作范围和权限进行一些限定。

    我们可以将不希望使用者接触的单元格或工作表进行隐藏,方法是选择相应的行、列或工作表,右键鼠标,点击“隐藏”即可,同样在相应位置右键选择“取消隐藏”可以重新显示出来。

    在Excel中分为针对“工作簿”的保护和针对“工作表”的保护。

    (1)工作簿保护,点击“审阅”,在“保护”中选择“保护工作簿”,勾选“结构”之后在“密码”中设定密码。可以保护工作簿中各工作表的整体结构以及显示隐藏状况不被破坏和篡改。

    (2)工作表保护,可以控制每个工作表中允许使用者输入和操作的单元格范围及权限。选定需要使用者录入数据的单元格,右键鼠标选择“设置单元格格式”,然后在“保护”选项卡下,取消勾选“锁定”。所有可操作范围设置完成后,在“审阅”标签的“保护”中点击“保护工作表”,在选项卡中选择相应的操作权限即可。最常用的做法是,除了勾选“选定未锁定的单元格”外,取消勾选所有其他的权限,然后设定一个“取消工作表保护时使用的密码”即可,这样一来使用者就无法随意选择不相关的单元格,有效降低了误操作的可能性。

    4.保存与打印的通用性

    作为表格的设计者,不能简单按一下保存按钮了事,还要考虑到单位计算机设备配备情况和软件版本的因素。为了保证兼容性,尽量选择所有设备都能接受的文件格式,如果单位使用的软件版本都比较旧,那么在Excel保存时就尽量选择更早版本的xlt/xls文件,以兼容旧版本软件。

    另外,在“打印区域”的设定和“单元格列宽”设定方面还要考虑兼容打印机的因素。笔者遇到过这样一例问题,在“考勤”电子表中的“加班”列,只要一出现半小时(×.5小时)的情况就会在打印出来的表格中四舍五入为整数,而电脑上看数字是正常的。这个问题很偶发,原因是由于“单元格列宽”设置过窄引起的,由于某些打印驱动不支持无边距打印,打印出来的结果和显示就会产生偏差。所以表格的设计者一定要注意测试表格的通用性和兼容性,找到可能发生错误的地方及时修正,以避免数据采集过程中出现不可预知的错误。


    文字处理软件

    Microsoft Word是大家常用到的文字处理软件,在日常工作中常会遇到如下问题:

    1.表格跨页

    在日常工作中表格的填报和排版通常是令基层业务人员头疼的问题,就拿常见的制式表格《事业单位专业技术人员年度(聘期)考核登记表》来说,在表格的“年度(聘期)工作总结”一栏常因内容过多而使表格排版错乱,明明还有空间可是输入文本并不能自动排列到下一页,有些同事只能将文本分别粘贴在两页上,相信这样的困扰大家都深有体会。其实解决方法很简单,只要选中要调整的表格,然后点击右键选择“表格属性”,在“行”标签下,勾选“允许跨行断页”即可。

    2.提取文档中的照片

    有些照片是直接编辑在Word文档中的,虽然文档的数据量看似很大,如需提取这些照片,不能直接复制照片到本地,因为照片是经过压缩的,可以将文档另存为“其他格式”,选择“网页(*.htm;*.html)”格式保存,然后在同名文件夹下找到类似“image001.jpg”的文件就可以找到未压缩的图片了。


    演示文稿软件

    PowerPoint演示文稿也被称为ppt,最常见的问题就是动辄数百兆的数据量,以及在不同设备上读取播放不畅、效果差异大等问题。

    1.缩小文件体量

    其实ppt演示文稿也可以做的很小,即使里面有很多照片图像,只要通过压缩图片的方法就可以减少ppt的体量,在“文件”的“另存为”对话框会看到一个下拉按钮“工具”,点击选择“压缩图片”,选择“选项”,然后根据使用目的选择相应的压缩方案,经过压缩的ppt体量会减少很多。

    2.一致的演示效果

    制作好的ppt经常在其他计算机或Mac播放时字体就很难看,版面也很混乱,解决方法是在菜单栏里点击“文件”,再选择“选项”,然后点击“保存”,勾选最下方的“将字体嵌入文件”即可。不过这个办法也有局限性,并非所有字体都可以嵌入。如果演示文稿内没有视频或动画等情况,还可将文件另存为“JPEG文件交换格式(*.jpg)”用于备用,以保证最基本的演示内容和版式的正确。

    以上讨论的仅仅是日常工作中通用办公软件的一些使用误区,在信息化工作中,大部分原始数据均来自各职能部门的基层业务人员,他们依靠通用办公软件来处理日常的大多数文案和数据,这些文案和数据很有可能作为信息化数据的基础,规范性和质量的好坏对信息化建设的进程和过度的平顺性有很大影响。不积跬步无以至千里,不积小流无以成江海,希望以上这些误区不再成为信息化进程中的阻碍,文物工作者能够更好地利用办公软件助力博物馆整体信息化工作。

    《中国文物报》2019年4月9日第8版

    编辑蔡苧